Datenschutzinformation gem. Art. 13 DS-GVO

für Bewerber

 

1. Einleitung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Damit wir uns im Bewerbungsverfahren ein Bild von Ihnen, Ihrer Persönlichkeit und Ihrer Qualifikation machen können, benötigen wir einerseits aussagekräftige Bewerbungsunterlagen und führen andererseits persönliche Gespräche mit Ihnen. Der Schutz und vertrauensvolle Umgang mit diesen teils sehr sensiblen persönlichen Informationen genießt für alle Beteiligten des Einstellungsprozesses einen hohen Stellenwert. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen als "betroffener Person" einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durch uns und Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen geben.

 

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, beispielsweise Ihres Namens, der Anschrift oder Informationen aus den Bewerbungsunterlagen, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in Übereinstimmung mit den für unser Unternehmen geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren.

 

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist die:

 

Gebr. Gropengießer GmbH

Am Bahnhof 2

37199 Wulften

Telefon: 05556/99000

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

Gesetzlicher Vertreter der verantwortlichen Stelle: Manfred Gropengießer

 

3. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle erreichen Sie wie folgt:

 

Stefan Auer

ascon-Datenschutz GmbH & Co. KG

Telefon: 0911 / 148986-50

Telefax: 0911 / 148986-59

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

  

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Personalauswahlverfahren, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zur Anbahnung oder Durchführung eines Arbeitsverhältnisses.

 

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem, Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

 

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. Ziffer 7 dieser Datenschutzinformation).

 

Kommt es im Ergebnis des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DS-GVO  i.V.m. § 26 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen  personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

 

5. Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten und deren Herkunft

 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen und von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbungsunterlagen, in Vorstellungsgesprächen oder sonstigen Tätigkeiten an uns übermittelt werden. Hierzu können folgende Informationen gehören:

 

• Adress- und Kontaktdaten (z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail)
• Personenstammdaten (z.B. Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Geburtsort, Geschlecht, Familienstand)
• Angaben über familiäre Verhältnisse (Familienstand, Ehepartner/in, Kinder)
• schulischer und beruflicher Werdegang Qualifikationen und Arbeitszeugnissen, außerbetriebliche Aus-, Fort- und Weiterbildung
• ergänzende Angaben zur Persönlichkeit des Bewerbers (Motivation, Eigenschaften, Wechselgründe, Gehaltsvorstellungen, Hobbys etc.)
• Portraitfotos

 

6. Empfänger und Zugriffsberechtigte

 

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die mit der Besetzung der betroffenen Stelle eingebunden sind.

 

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

 

7. Speicherdauer Ihrer personenbezogen Daten

 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig in die Personalakte überführt. Über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden Sie im Rahmen des Onboarding-Prozesses gesondert informiert.

 

Kommt es nicht zu einer Einstellung, werden Ihre Bewerbungsdaten spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z.B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten in diesem Fall nur länger, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

 

8.       Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten besteht nicht. Grundsätzlich entscheiden Sie im Weitesten Sinne selbst, welche Informationen Sie uns zur Verfügung stellen bzw. welche Daten wir erhalten können. Ohne aussagekräftige Bewerbungsunterlagen und die Vorlage der entsprechenden Qualifikationsnachweise sowie korrespondierenden Arbeitszeugnisse, ist eine Einstellung in unserem Unternehmen allerdings faktisch nicht möglich.

 

9.       Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

 

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Recht auf Bestätigung Art. 15 DS-GVO

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Recht auf Auskunft Art. 15 DS-GVO

Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung Art. 16 DS-GVO

Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Löschung Art. 17 DS-GVO

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 DS-GVO

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist.

Datenübertragbarkeit Art. 20 DS-GVO

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche uns durch Sie bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche uns übertragen wurde. 

Ferner haben Sie bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DS-GVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

 

Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach
Art. 7 DS-GVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

 

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich einer für Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

 

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

 

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Tel.: 0511/120 4500

Fax: 0511/ 120 4599

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

 

 

Datenschutzinformation gem. Art. 13, 14 DS-GVO

für Beschäftigte 

 

1. Einleitung

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen als "betroffener Person" einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses durch uns und Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen geben.

 Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, beispielsweise Ihres Namens, der Anschrift oder Informationen aus dem Vertrag, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in Übereinstimmung mit den für unser Unternehmen geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren.

 

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist die:

 

Gebr. Gropengießer GmbH

Am Bahnhof 2

37199 Wulften

Telefon: 05556/99000

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

Gesetzlicher Vertreter der verantwortlichen Stelle: Manfred Gropengießer

 

3. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle erreichen Sie wie folgt:

 

Stefan Auer

ascon-Datenschutz GmbH & Co. KG

Telefon: 0911 / 148986-50

Telefax: 0911 / 148986-59

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

 

  

4.    Verarbeitungstätigkeiten und Verarbeitungszwecke

Die Gebr. Gropengießer GmbH speichert Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen nachfolgenden Verarbeitungstätigkeiten, die allgemein zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.  

• Personalakte/ Personalstammdaten

Verarbeitungszweck: Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Ablage in Personalakten. Sammlung und Verwaltung aller den Mitarbeiter betreffenden Dokumente (Verträge, Zusatzvereinbarungen, Zeugnisse, Krankmeldungen, Kündigung etc.)

• Lohn- und Gehaltsabrechnung

Verarbeitungszweck: Vergütung der Arbeitsleistung von Mitarbeitern durch die gesetzlich vorgesehene Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Sozialversicherungsmeldung

Verarbeitungszweck: Meldung und Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zur Sozialversicherung inkl. Abwicklung von Versicherungsfällen der Beschäftigten

• Beurteilung/ Zeugnisse

Verarbeitungszweck: Erstellung von Beurteilungen und Zeugnissen im Rahmen der Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses; Aufbewahrung zu Beweiszwecken für den Fall von Rechtstreitigkeiten

• Abmahnungen

Verarbeitungszweck: Dokumentation und Ahndung von Pflichtverstößen im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses

• Krankmeldungen

Verarbeitungszweck: Sammlung und Erfassung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen der Mitarbeiter zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall; Aufbewahrung zu Beweiszwecken für die Sicherung des Erstattungsanspruchs

• Eintritt (Onboarding) von Mitarbeitern

Verarbeitungszweck: Dokumentation der nötigen Zutritts-, Zugriffs- und Zugangsberechtigungen zu internen und externen Systemen (inkl. Schlüssel- und PIN-Verwaltung) für Mitarbeiter beim Eintritt in das Unternehmen sowie bei Änderungen inkl. Führerscheinkontrollen etc.

• Austritt (Offboarding) von Mitarbeitern

Verarbeitungszweck: Dokumentation des Entzugs der erteilten Berechtigungen, der Rückgabe von Arbeitsmitteln/ Transpondern etc. sowie allgemeiner Offboarding-Vorgänge 

Zudem werden im Rahmen der Ihrer betrieblichen Tätigkeit für die Gebr. Gropengießer GmbH in folgenden Verarbeitungstätigkeiten personenbezogene Daten verarbeitet:

• Arbeitszeiterfassung

Verarbeitungszweck: Erfassen der Arbeitszeit zur Gehaltsabrechnung und Kontrolle der regelmäßigen Arbeitszeit, um die Einhaltung der durch das Arbeitszeitgesetz vorgeschriebenen Höchstarbeitszeit nachweisen zu können (Aufbewahrungspflicht für Arbeitszeitnachweise gem. § 16 Abs. 2 ArbZG)

• Benutzerverwaltung für IT-Systeme

Verarbeitungszweck: Einbindung der Mitarbeiter in IT-Systeme und deren Ausstattung mit Zugriffsberechtigungen entsprechend der betrieblichen Funktionen

• IT-Betrieb: Telefonanlage

Verarbeitungszweck: Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Nutzung und Bereitstellung der Telefonanlage erhoben und verarbeitet. Es handelt sich bei der Telefonanlage um eine IP-Telefonanlage. In den Adressbüchern der Telefone sind berufliche Kontaktdaten der Mitarbeiter hinterlegt.

• Schulungen und Verpflichtung

Verarbeitungszweck: Dokumentation von Teilnahmen an Schulungs- und Unterweisungsmaßnahmen sowie der Mitarbeiterverpflichtungen zur Sicherstellung der Umsetzung rechtlicher Vorgaben im Betriebsalltag zu Nachweiszwecken

• Kundendatenverwaltung (CRM)

Verarbeitungszweck: Pflege und Verwaltung der Stammdaten von Kunden, Interessenten und Partnern inkl. Aufgabenmanagement

• Ticketsystem zur Bearbeitung von Supportanfragen

Verarbeitungszweck: Ticketsystem zur Bearbeitung von Supportanfragen und internen Anfragen inklusive Sicherung personenbezogener und unternehmensbezogener Daten; Dokumentation von Leistungen an Kunden als Nachweis (Historie); Verwendung der Daten im Rahmen der Rechnungsstellung an Kunden (Aufbewahrungspflicht für buchungsrelevante Unterlagen gem. § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB)

• Warenwirtschaft

Verarbeitungszweck: Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Nutzung des Warenwirtschafts-Systems/ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV 2015 erhoben und verarbeitet. Dies ist zur Steuerung und Durchführung von internen Betriebsprozessen notwendig. Dazu zählen Kundenmanagement, Warenmanagement und Lagersteuerung, Auftragssteuerung, Beschaffungsworkflow, sowie die Erstellung von kaufm. Belegen zur Rechnungsstellung.

• Fuhrparkmanagement

Verarbeitungszweck: Dokumentation der Kfz-Nutzung durch die Mitarbeiter zur Nachvollziehbarkeit der Nutzung und Verwaltung der Flotte

• Reisekostenabrechnung

Verarbeitungszweck: Erfassung von Reisekosten im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses nach
§ 147 AO 

Folgende Verarbeitungstätigkeiten erfolgen zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten:

• Führerscheinkontrolle

Verarbeitungszweck: Sichtung von Führerscheinen zur Legitimation der Fahrerlaubnis von Mitarbeitern; Aufbewahrung der Kontrolldokumentation zu Beweiszwecken (§ 21 Abs. 2, 3 StVG) 

• E-Mail-Archivierung

Verarbeitungszweck: GOBD-konforme Archivierung von E-Mails (Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff "GoBD")

• Datenschutzdokumentation

Verarbeitungszweck: Gewährleistung der Dokumentations- und Nachweispflichten zur Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Art. 5 Abs. 2 DS-GVO)

• Berufsunfallmeldung

Verarbeitungszweck: Erhebung und Weitergabe der Daten von Berufsunfällen zur Mitwirkung der Beurteilung und Abrechnung durch die Berufsgenossenschaft (§§ 199 ff. SGB VII)

• Fachkraft für Arbeitssicherheit

Verarbeitungszweck: Umsetzung aller Maßnahmen und Kontrollen zur Einhaltung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes, sowie die menschengerechte Arbeitsgestaltung (§§ 15 ff. SGB VII)

• Datenträgervernichtung

Verarbeitungszweck: Vernichtung von Datenträgern (Papier, elektronische, magnetische und optische Datenträger) zur Erfüllung von Löschpflichten

 Um bestehende Verträge mit Ihnen erfüllen und durchführen zu können, werden im Rahmen folgender Verarbeitungstätigkeiten Daten verarbeitet:

• Betriebliche Altersvorsorge

Verarbeitungszweck: Erbringung von Versorgungsleistungen bei Alter, Invalidität und Tod anlässlich eines Arbeitsverhältnisses gemäß Vertrag

• Arbeitnehmerdarlehen

Verarbeitungszweck: Gewährung von Arbeitnehmerdarlehen durch Arbeitgeber im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses

Aufgrund von betrieblichen Interessen werden zudem folgende Verarbeitungstätigkeiten durchgeführt:

• Nutzung Firmenhandy

Verarbeitungszweck: Bereitstellung von Mobiltelefonen für Mitarbeiter sowie Abrechnung der Nutzung (unter Umständen mit Einzelverbindungsnachweisen).

Betriebliches Interesse: Mitarbeiter benötigen Mobiltelefone zur Durchführung ihrer Tätigkeit. Die Verwaltung und Abrechnung der Telefone muss durch die Buchhaltung durchgeführt werden.

• Nutzungsprotokollierung und -kontrolle (E-Mail, Internet, IT-Systeme, Telefon)

Verarbeitungszweck: Erhebung von Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Nachvollziehbarkeit der getätigten Arbeiten in IT-Systemen

Betriebliches Interesse: Nachvollziehbarkeit von durchgeführten Aktionen in IT-Systemen wahren

Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitung mit den Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses vereinbar ist. Wir werden Sie vor einer derartigen Weiterverarbeitung Ihrer Daten über diese Verarbeitung informieren und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung hierzu einholen.

5.   Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

• 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) DS-GVO i.V.m. Art. 88 DS-GVO und § 26 Unterabsatz 1 BDSG zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. i.V.m. § 488 BGB im Falle der Gewährung eines Arbeitnehmerdarlehens
• 9 Unterabsatz 1 Buchstabe b, h) DS-GVO i. V. m. Art. 88 DS-GVO und § 16 Unterabsatz 3 BDSG zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses für besondere Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten)
• 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c) DS-GVO zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, denen wir als Unternehmen unterliegen.
• 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich ist.
• 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a) DS-GVO, soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben. Hierzu gehören folgende Verarbeitungstätigkeiten:

6.   Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck. Typischerweise können folgende Datenarten betroffen sein: 

• Personenstammdaten (Name, akademische Titel, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Familienstand, Kinder, Religionszugehörigkeit und Staatsangehörigkeit)
• Qualifikationsinformationen (Zertifizierungen, Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, absolvierte Schulungen zur Fort- und Weiterbildung, Sprachkenntnisse, sonstige Qualifikationen wie Erst-, Katastrophen-, Brand- und Evakuierungshelfer, Fahrerlaubnis/Führerscheinklasse)
• Bilddaten (Foto- und Filmaufnahmen)
• Vertragsdaten (Art der Anstellung, tarifliche Eingruppierung, Beschäftigungsgrad, Beginn/Ende der Beschäftigung)
• Arbeitszeitdaten (Arbeitszeit, Fehlzeiten, Urlaub, Fehlzeitengründe, Reisen und Reisezeiten, Freistellungen, z.B. bezahlt, unbezahlt, Mutterschafts- und Elternzeit)
• Leistungsdaten (Beurteilungen, Kompetenzbewertungen, Potenzialbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Performancedaten, Lohnfindungsdaten, Angaben zur Arbeitsleistung)
• Lohn- und Lohnzahlungsdaten (Grundgehalt, variable Lohnanteile, Zuschläge, Steuerklasse, Lohnabrechnungsdaten, Bankverbindung, Angaben zur Sozialversicherung, Angaben zu Lohnpfändungen)
• Organisationsdaten (Stellenbezeichnung, Vorgesetzter, Standort, Managementebene, Personalnummer, Ergonomische Daten zur Arbeitsplatzausstattung und Arbeitsplatzgestaltung, ausgegebene Sachmittel und von Ihnen genutztes Firmeneigentum)
• Berechtigungen und administrative Informationen (Zutrittsrechte und Zutrittsbuchungen, Zugangsrechte zu IT-Systemen und Datenverarbeitungsverfahren, Protokolldaten über die Benutzung von Kommunikations- und Datenverarbeitungssystemen sowie elektronischen Schließsystemen, Historiedaten)
• Protokoll- und Nutzungsdaten (Internetnutzungsdaten, Verbindungsdaten, Nutzungsprotokolle der IT-Systeme, Historien)
• Geschäftskontakt- und Kommunikationsdaten

 Ggf. können auch Informationen zum Gesundheits- und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, zur Schwerbehinderteneigenschaft und sonstige arbeitsplatzrelevante Gesundheitsdaten dazugehören, soweit diese im Beschäftigungsverhältnis anfallen können.

 

7.   Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten

Der Großteil der verarbeiteten personenbezogenen Daten wurden direkt bei Ihnen als Betroffener erhoben, beispielsweise im Rahmen des Vertragsschlusses/ Einstellungsprozesses, durch Mitteilungen an den Arbeitgeber, über eingereichte Formulare oder eigene Eingaben in betriebliche Systeme/ Anwendungen bzw. deren Nutzung. 

Aus einer abweichenden Quelle stammen folgende Kategorien von Daten:

• Verhaltensdaten

Datenquelle: Die Daten werden in der Regel beim zuständigen Vorgesetzten erhoben, unter Umständen können die Informationen auch von anderen Kollegen stammen.

• Personalnummer, betriebliche Kontaktdaten

Datenquelle: Die Daten werden vom Arbeitgeber bereitgestellt.

• Austritt (Offboarding) von Mitarbeitern

Datenquelle: Die Daten werden bei den zuständigen Vorgesetzen/ Mitarbeitern erhoben, die für die Abarbeitung der Checkliste zuständig sind.

8.   Empfänger und Zugriffsberechtigte

Ihre personenbezogenen Daten wurden – soweit erforderlich – folgenden Empfängern mitgeteilt:

• Interne Mitarbeiter & Abteilungen, sofern diese die Daten zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks benötigen
• Berufsgeheimnisträger, Versicherungsträger & Behörden (z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Banken, Kreditinstitute, Steuerbehörde, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft)
• Auftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Entsorgungsfirmen etc.), deren Dienstleistungen wir nur nutzen,
• Geschäftspartner & Kunden soweit diese als mitwirkende Person gesetzlich oder vertraglich auf die Wahrung unserer Datengeheimnisse verpflichtet sind (z.B. externer Datenschutzbeauftragter, Fortbildungsinstitute, Versicherungen)
• Betriebsrat
• Fachkraft für Arbeitssicherheit

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Vertrags (z. B. Zahlungsaufträge) erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DS-GVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

9.   Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks notwendig. Folgende Löschfristen wurden definiert:

• Für alle steuer- und handelsrechtlich relevanten Daten 10 Jahre zuzüglich einer Karenzzeit von weiteren 2 Jahren, um Fälle einer möglichen Ablaufhemmung zu erfassen. Nach Ablauf von 12 Jahren prüfen wir, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen.
• Für Arbeitszeitnachweise gilt gem. § 16 Abs. 2 S. 2 ArbZG eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren. Anschließend werden sie gelöscht, sofern sie nicht Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind.
• Für Abmahnungen 3 Jahre ab Ablage in der Personalakte, wenn der Mitarbeiter den abgemahnten Pflichtverstoß innerhalb dieser Zeit nicht erneut begeht. Ansonsten wird die Abmahnung weitere 3 Jahre ggf. mit der nächsten Abmahnung aufbewahrt.
• Für Vertragsunterlagen, Qualifikationsnachweise, etc. 3 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses, wenn die gesetzliche Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen verstrichen ist.
• Für sonstige Personalunterlagen (z. B. Krankmeldungen, Beurteilungen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen) 5 Jahre nach Ablage in der Personalakte.
• Für Mitarbeiternachweise der Datenschutzdokumentation 6 Jahre nach Durchführen der Schulung bzw. bei Nachweisen nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses
• Für Dokumentationen zur Führerscheinkontrolle 1 Jahr nach der Kontrolle.
• Für Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge 30 Jahre.
• Für Datenverarbeitung auf Basis der Einwilligung bzw. des berechtigten betrieblichen Interesses bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. Widerspruch gegen die Verarbeitung oder spätestens Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Soweit bei einwilligungsbedürftigen Vorgängen eine Verarbeitung vorgesehen ist, die über das Beschäftigungsverhältnisses hinausgeht, kann dies den Datenschutzinformationen im Rahmen der Einwilligungserklärung entnommen werden.
• Für IP-Daten Löschung oder Anonymisierung nach 7 Tagen, sofern keine gesonderte Einwilligung oder Rechtsgrundlage (z.B. Vorratsdatenspeicherung) vorliegt. 

Die Speicherdauer kann sich verlängern, wenn die Daten für ein rechtshängiges Gerichtsverfahren erforderlich sind oder sich die gesetzlichen Anforderungen verändern (z. B. Verlängerung der Aufbewahrungspflichten). In diesem Fall werden die Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens bzw. entsprechend der neuen gesetzlichen Anforderungen gespeichert.

 

10.  Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Sie sind aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses größtenteils gesetzlich oder vertraglich zur Bereitstellung der Daten verpflichtet. Ausgenommen sind hiervon lediglich diejenigen personenbezogenen Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Zustimmung verarbeiten.

 

11.  Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

 

12.  Ihre weiteren Rechte als Betroffener

Recht auf Bestätigung Art. 15 DS-GVO

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Recht auf Auskunft Art. 15 DS-GVO

Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung Art. 16 DS-GVO

Sie haben das Recht, die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Löschung Art. 17 DS-GVO

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

Datenübertragbarkeit Art. 20 DS-GVO

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche uns durch Sie bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche uns übertragen wurde.

Ferner haben Sie bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DS-GVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

 

Widerspruch, Art. 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

 

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  

Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil Sie uns Ihre Zustimmung dazu gegeben haben, dürfen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung der betroffenen personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf entstehen Ihnen keinerlei Nachteile im Rahmen des Arbeitsverhältnisses und die entsprechende Datenverarbeitung wird entsprechend eingestellt. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in der jeweiligen Einwilligung.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich einer für Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

 

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Tel.: 0511/120 4500

Fax: 0511/ 120 4599

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 

 

Nicht berücksichtigt: 

Mitarbeiterdaten auf Website und der allg. Öffentlichkeitsarbeit -> in Einwilligungserklärung enthalten

Betrieb von Social Media Seiten -> in Einwilligung enthalten

BEM -> eigene Einwilligung + DSE

Besucherlisten idR nur, wenn wegen Corona zur Kontaktnachverfolgung vorgeschrieben & nur Daten der Besucher; falls doch mal Beschäftige, besser individuell ergänzen. 

Weihnachtskarten idR nur für Kunden und Geschäftspartner 

Bearbeitungshistorien kein eigenes Verfahren, sondern Teil anderer Verfahren (CRM, Ticket-System, WaWi, etc.)

Videoüberwachung: eigener Informationstext + Schild

 

 

Datenschutzinformation gem. Art. 13, 14 DS-GVO

für Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner & deren Mitarbeiter

  

1. Einleitung

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bzw. unseres Kontakts im Interesse Ihres Arbeitgebers werden teilweise personenbezogene Daten von und mit Ihnen ausgetauscht. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen als "betroffener Person" einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung durch uns und Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen geben.

 

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, beispielsweise Ihres Namens, der Anschrift oder Informationen aus dem Vertrag, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundestdaten-schutzgestz (BDSG) und in Übereinstimmung mit den für unser Unternehmen geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist die:

 

Gebr. Gropengießer GmbH

Am Bahnhof 2

37199 Wulften

Telefon: 05556/99000

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

Gesetzlicher Vertreter der verantwortlichen Stelle: Manfred Gropengießer

 

3. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle erreichen Sie wie folgt:

 

Stefan Auer

ascon-Datenschutz GmbH & Co. KG

Telefon: 0911 / 148986-50

Telefax: 0911 / 148986-59

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

  

4.    Verarbeitungstätigkeiten und Verarbeitungszwecke

Die Gebr. Gropengießer GmbH speichert Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen folgender Verarbeitungstätigkeiten:

• Beantwortung von Anfragen

Verarbeitungszweck: Beantwortung von Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern im Rahmen der Anbahnung und/oder Durchführung von Vertragsbeziehungen

• Kundendatenverwaltung (CRM)

Verarbeitungszweck: Pflege und Verwaltung der Stammdaten von Kunden, Interessenten und Partnern inkl. Aufgabenmanagement

• Bonitätsprüfung

Verarbeitungszweck: Durchführung von Bonitätsprüfungen bei Auskunfteien vor Abschluss von Verträgen, um die Zahlungsfähigkeit des potenziellen Vertragspartners sicherzustellen

• Warenwirtschaft

Verarbeitungszweck: Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Nutzung des Warenwirtschafts-Systems/ERP-Systems erhoben und verarbeitet. Dies ist zur Steuerung und Durchführung von internen Betriebsprozessen notwendig. Dazu zählen Kundenmanagement, Warenmanagement und Lagersteuerung, Auftragssteuerung, Beschaffungsworkflow, sowie die Erstellung von kaufm. Belegen zur Rechnungsstellung.

• Datenschutzdokumentation

Verarbeitungszweck: Gewährleistung der Dokumentations- und Nachweispflichten zur Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung

• E-Mail-Archivierung gemäß GoBD

Verarbeitungszweck: GOBD-konforme Archivierung von E-Mails (Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff "GoBD")

• Durchführung von Videokonferenzen

Verarbeitungszweck: Durchführung von Audio-Videomeetings im Rahmen der Geschäftsbeziehung

• IT-Betrieb: Telefonanlage

Verarbeitungszweck: Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Nutzung und Bereitstellung der Telefonanlage erhoben und verarbeitet. Es handelt sich bei der Telefonanlage um eine IP-Telefonanlage.

 

Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitung zum Erreichen des Zwecks, für ein rechtshängiges Gerichtsverfahren oder aufgrund einer Änderung der gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist. Wir werden Sie vor einer Weiterverarbeitung Ihrer Daten über diese Verarbeitung informieren und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung hierzu einholen.

5.   Rechtsgrundlage der Verarbeitung

• 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) DS-GVO zur Erfüllung der geschlossenen Verträge
• 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c) DS-GVO zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, denen wir als Unternehmen unterliegen. Hierzu gehören:
• E-Mail Archivierung nach GoBD
• Vernichtung von Datenträgern gem. Art. 5 Abs. Nr. und Art. 17 DS-GVO
• Datenschutzdokumentation (Art. 5 Abs. 2 DS-GVO)
• Buchführung nach HGB, GoBD und Steuerrecht
• 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich ist. Hierzu gehören folgende Verarbeitungstätigkeiten:
• Abwicklung betrieblicher Verträge
• Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen
• Datenpflege im CRM-System
• Warenwirtschaft
• Versand von Werbemailings inkl. Weihnachtskarten & Präsenten
• Versand von Newslettern im Rahmen von § 7 Abs. 3 UWG
• Bonitätsprüfung
• Gäste-WLAN
• Einsatz von Groupwaresystemen
• 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a) DS-GVO, soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben. Hierzu gehören folgende Verarbeitungstätigkeiten:
• Versand von Newslettern außerhalb des Bestandkundenprivilegs nach § 7 Abs. 3 UWG
• Durchführung von Gewinnspielen

 

6.   Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Welche personenenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck. Typischerweise können folgende Datenarten betroffen sein: 

• Personenstammdaten (Name, Anschrift, Geschlecht)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse, Postanschrift)
• Bonitätsdaten (Scoringwerte, Zahlungshistorie)
• Qualifikations- und Berufsinformationen (Berufliche Tätigkeit, Zertifizierungen, Erworbene Abschlüsse und Zertifizierungen)
• Vertragsdaten (Informationen zu bestellten Produkten/gebuchten Beratungsleistungen sowie Details zur Zahlung und Abwicklung, Bankverbindung)
• Bild- und Videodaten (Text-, Audio- und Videodaten: Daten von Mikrofon und der ggf. der Videokamera des Endgeräts während der Dauer des Webmeetings zur Wiedergabe des Audios bzw. Anzeige des Videos; ggf. Texteingaben bei der Nutzung der Chat-Funktion)
• Meeting-Metadaten (Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/ Hardwareinformationen)
• Verbindungsdaten (Angabe zur eingehenden/ausgehenden Rufnummer, Land, Start- und Endzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse des Geräts))
• Geschäftskontakt- und Kommunikationsdaten inkl. Protokoll- und Historieninformationen

Ggf. können im Rahmen der Vertragsanbahnung auch weitere Daten betroffen sein. Welche Daten dies sind, ergibt sich aus der Kommunikation zwischen Ihnen und den Zuständigen bei der verantwortlichen Stelle.

 

7.   Datenquelle

Der Großteil der verarbeiteten personenbezogenen Daten wurden direkt bei Ihnen als Betroffener erhoben, beispielsweise im Rahmen des Vertragsschlusses, durch Mitteilungen an den Verantwortlichen, über eingereichte Formulare, etc.

Aus einer abweichenden Quelle stammen folgende Kategorien von Daten:

• Bonitätsdaten

Datenquelle: Bereitstellung durch Auskunfteien nach einer Bonitätsabfrage durch den Verantwortlichen

 

8.   Empfänger und Zugriffsberechtigte

Ihre personenbezogenen Daten wurden – soweit erforderlich – folgenden Empfängern mitgeteilt:

• Interne Mitarbeiter & Abteilungen, sofern diese die Daten zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks benötigen
• Berufsgeheimnisträger, Finanzdienstleister & Behörden (z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Banken, Kreditinstitute, Steuerbehörde, Auskunfteien)
• Auftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Entsorgungsfirmen etc.), deren Dienstleistungen wir nur nutzen

Eine Datenübermittlung in Drittstatten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Vertrags (z. B. Zahlungsaufträge) erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DS-GVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

 

9.   Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks notwendig. Folgende Löschfristen wurden definiert:

• Für alle steuer- und handelsrechtlich relevanten Daten 10 Jahre zuzüglich einer Karenzzeit von weiteren 2 Jahren, um Fälle einer möglichen Ablaufhemmung zu erfassen. Nach Ablauf von 12 Jahren prüfen wir, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen.
• Für Vertragsunterlagen, 3 Jahre nach Ende des Vertragsverhältnisses, wenn die gesetzliche Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen verstrichen ist.
• Für Datenverarbeitung auf Basis der Einwilligung bzw. des berechtlichen betrieblichen Interesses bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. Widerspruch gegen die Verarbeitung oder spätestens Ende des Geschäftsverhältnisses. Soweit bei einwilligungsbedürftigen Vorgängen eine Verarbeitung vorgesehen ist, die über das Ende des Geschäftsverhältnisses hinausgeht, kann dies den Datenschutzinformationen im Rahmen der Einwilligungserklärung entnommen werden.

Die Speicherdauer kann sich verlängern, wenn die Daten für ein rechtshängiges Gerichtsverfahren erforderlich sind oder sich die gesetzlichen Anforderungen verändern (z. B. Verlängerung der Aufbewahrungspflichten). In diesem Fall werden die Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens bzw. entsprechend der neuen gesetzlichen Anforderungen gespeichert.

 

10.  Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Sie sind grundsätzlich nicht zur Bereitstellung der Daten verpflichtet, allerdings ist ein Vertragsschluss ohne die Bereitstellung bestimmter Daten nicht möglich.

 

11.  Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

12.  Ihre weiteren Rechte als Betroffener

Recht auf Bestätigung Art. 15 DS-GVO

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Recht auf Auskunft Art. 15 DS-GVO

Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung Art. 16 DS-GVO

Sie haben das Recht, die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Löschung Art. 17 DS-GVO

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

Datenübertragbarkeit Art. 20 DS-GVO

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche uns durch Sie bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche uns übertragen wurde.

Ferner haben Sie bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DS-GVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

 

Widerspruch, Art. 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil Sie uns Ihre Zustimmung dazu gegeben haben, dürfen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung der betroffenen personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widruf entstehen Ihnen keinerlei Nachteile im Rahmen des Arbeitsverhältnisses und die entsprechende Datenverarbeitung wird entsprechend eingestellt. Ausführliche Informationen hierzu findne Sie in der jweiligen Einwilligung.

 

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich einer für Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

 

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Tel.: 0511/120 4500

Fax: 0511/ 120 4599

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